社会人2年目の私が実際に幹事をして感じた、送別会・歓迎会で失敗しない5つのコツ

社会人になると送別会や忘年会、新年会、歓迎会など様々な行事が行われます。

そういったイベントを開催する際には幹事が必要になってくるのですが、若手の方がやらされることも多いとおもいます。

そこで今回は社会人2年目の私が実際に幹事をやって感じた失敗しないコツをまとめておきたいと思います。


本日もRetro Memoryをお読みいただきありがとうございます!コウヤ(@4_kouya)です。

社会人になると忘年会や新年会など職員総出で行われるイベントが必ずあると思います。会社によっては歓迎会やお花見なんてのもあるかもしれませんね。

そういった行事にかかせないのが幹事の存在です。この幹事というのがかなり重要な役割でありながら若手の方がやるhことになることが多いですよね。

幹事にはやることがかなりたくさんあって、日程調整から、お店の予約、お金を集めたり、プレゼントなどの記念品の準備、当日の司会進行など本当にたくさんのことをする必要があります。

大学生の頃にサークルや部活での飲み会で幹事をやっていた方も、会社のように目上の方が何人も出席する会の幹事の経験はなかなかないと思います。

そこで今回は実際に私が忘年会、新年会の幹事を行って感じた注意すべきポイントやコツなどをまとめておきたいと思います。これから幹事をすることのある方は参考にしてみてください。

送別会・新年会で幹事をするとき失敗しないコツ5つ

1.日程調整は主賓に合わせ、いくつか候補を

まず、最初に行うのが日程調整ですね。これは主賓の日程を最初に聞いておき、その日を中心に調整していく必要があります。

例えば忘年会で3名の方が主賓となった場合は、まず3名に都合の悪い日程を聞きます。そして3人全員が出席可能な日程を3日ほどピックアップし、その日で調整していきましょう。

その他の方には3日の候補日の中から出席可能な日を教えてくだいさい。といったようなアンケートを配布し一番出席可能数が多い日で決定しましょう。

 

2.お店は個室。早めに予約しておく

次に会場の予約を行います。個人的にお店は個室があるところを選んだ方が良いと思います。

理由としては主賓の方の挨拶などを行う際に他のお客さんの存在が少し気になってしまう可能性があるからです。普段は静かなお店でも、たまたま騒がしいお客さんが来ていたりなどもあると思うので個室を押さえておきましょう。

新年会や忘年会は12月や3月、4月といった一定の期間に行われるイベントです。早めに予約しないといいお店は無くなってしまいます。

お店の予約ができなくて忘年会は開催できなくなりました。といったことは絶対に避けたいので予約は早めに行いましょう。

また、複数のお店を予約する場合は事前にその旨を予約の際に伝えておきましょう。そして日程が確定したら速やかにキャンセルの連絡をするのも忘れずに。

もし、キャンセルの連絡を入れないでいるとお店に迷惑がかかるだけでなく、キャンセル料を取られる場合もありますので注意してください。

 

3.開催の案内と集金も早めに

日程が決定し、お店も無事に予約できたら次は開催のご案内を配布します。この際に集金する金額も決めておきましょう。

主賓の方は無料にした場合その分の金額を他の方で補う必要があります。記念品などのプレゼントを用意する場合はさらに金額を上乗せしなければなりませんね。

私の場合は全員の金額をお店の料金に少し上乗せした上で、足りない部分は職位が高い方に多めに負担していただきました。事前に申し訳ないのですが、少し多めに徴収させていただきますと言っておくといいかもしれません。

私が案内文として使用したものを例として書いておきます。よければ参考にしてみてください。

案内文の例

この度の人事異動により、○○課長が○○へ、○○係長が○○へそれぞれご栄転されることとなり、また○○係長が○○へ異動となりました。

 つきましては、異動される方々の今までのご功労に感謝申し上げるとともに、今後のさらなるご活躍をお祈りする気持ちを込めまして、下記の通り送別会を企画いたしました。

 皆様万障お繰り合わせの上、ご参加くださいますようお願いいたします。

日時:3月31日(金)19時〜

場所:○○(裏面参照)

会費:5,000円

恐れ入りますが会費の支払い・キャンセルの連絡はともに、3月30日(木)17時までに○○までお願いいたします。

 

4.当日は司会に徹し、飲みすぎないように

そして送別会の当日です。当日に気をつけることは司会進行役に徹することです。飲みすぎて酔っぱらってしまうことは絶対に避けましょう。

司会としての挨拶や、乾杯の一声、記念品の贈呈や主賓のあいさつなどをスムーズに行うためにカンペみたいなものを用意して行くのがオススメですね。

その他、当日に気をつけるべきポイントをいくつか挙げておきます。

事前に挨拶をしてもらう方へは声をかけておく

主賓はもちろん、あいさつをしてもらう方へは事前にお願いをしておくのがいいと思います。当日の流れによっては他の方へも挨拶をお願いする可能性があることを伝えておいても良いですね。

主賓に座ってもらう上座をお店の方に聞いておく

基本的に主賓には上座に座っていただきます。上座は入り口から一番離れたところであることが多いのですが、お店によっては全員が見渡せるところが上座であったりと様々です。

事前にお店の方に上座はどこになるのかを聞いておくと間違い無いと思います。

お会計は最初に行っておく

会の終了後、スムーズに案内できるようにお会計が最初に可能であるお店は最初に済ませておくことをオススメします。

もし、最初にできない場合もお会計時に時間を取らなくて済むようにしましょう。

 

5.2次会への案内はスムーズに

2次会が決まっていれば、1次会の終わりで案内するのがいいと思います。その時は事前に2次会のお店も予約しておきましょう。

2次会が決まっていない場合は、1次会が終わりにさしかかった時に目上の人に2次会はどうするか相談するのが良いと思います。その際に「このお店がなんかいいと思うんですけど。」というような案を持っているとさらにいいと思いますね。

1次会終了後にお店の前で2次会はどうしましょうか?といって立ち止まるのだけは避けたいですね。

ちなみに私は2次会の想定をしていなかったため、このような状況になっていまいました。結局その日は2次会も開催されず、みんなバラバラに帰ってしまうという事態になってしまいした。こうならないように注意しましょう。

 

まとめ

以上、実際に私が送別会の幹事を行って感じたことや気をつけたいと思ったことのまとめでした。

学生時代から幹事の経験をしてこなかったため、かなり苦手意識があったのですが、一度やってみると気をつけるべきポイントがいくつか見えてきたのでいい経験になりました。

どんなことでもそうですが、幹事というのは特に事前準備をどれだけ怠らないかにかかってくると思いました。

当日の司会や流れも「なんとかなるさ。」と考えるのではなく、流れ全体をイメージしてその通り行うようにすれば大きな失敗は無くなると思います。

これから幹事をされる方もよければ参考にしてみてください。

 

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